記録

【英】records

 

法的な責任の履行、または業務処理における、証拠および情報として、組織、又は個人が作成、取得および維持する情報。(JIS X 0902-1:2005)

さらに、JIS X 0902の第7章「記録管理プログラムの原則」で、「記録は、業務活動の遂行において作成され、受け取られ、利用される。業務の継続的遂行を支え、規制環境を順守し、必要な説明責任を提供するためには、組織は、必要な期間中、真正で信頼でき、利用できる記録を作成し、維持し、それらの完全性を保護することが望ましい。」としている。そして記録管理プログラムでは、「各業務処理でどのような記録を作成することが望ましいか、そしてどのような情報を記録に含める課を決定する。」ことを含めるとよいとしている。

また、JIS X 0902-1:2005の解説の中で、『日本ではほとんど“文書”と“記録”を区別しては使っていないため“document”を“資料”とし、“records”を“文書”とする意見もあったが、ISO15489の“用語及び定義”に合わせ、当委員会(注:JISの原案作成委員会のこと)では、“document”を“文書”、“records”を“記録”とすることに決定した。』と説明している。

なお、ISO/TMB/TAG対応国内委員会で、ISOマネジメントシステム規格の整合性に関して検討され、今後は文書(documentation)・記録(record)の用語を、“文書化された情報(documented information)”に変更することとなった。(「JTCGにおけるマネジメントシステム規格の整合化動向」ISO/TMB-JTCG対応国内委員会事務局)