レコード・マネジメント

別名:記録管理
【英】records management
 略号:RM

 

これまでの文書管理は、組織内に多数の文書があり、それをいかに整理するとの観点から捉えていた。これをさらに広げて、どのようなことを記録し、保存し(残さ)なければならないか、どのようなデータを記録しなければならないかまでの規定を含め、さらに関係者・関係組織の責任体制まで規定したものがレコード・マネジメントである。

これまではあいまいに使われてきた記録(record)と文書(document)を明確に区別し、記録とは「法的な責任の履行、又は業務処理における、証拠及び情報として、組織、又は個人が作成、取得及び維持する情報」としており、原則として変更や修正をしてはならない。
レコード・マネジメントは、この記録を管理するもので、JIS X 0902-1の定義では「記録の作成、取得、維持、利用、及び処分の効率的で体系的な統制に責任をもつ管理の分野であって、記録の形で業務活動及び処理に関する証拠及び情報を取り込み、維持するためのプロセスを含む。」とされ、記録の作成部分から、維持・管理するまでの全てを含んでいる。

従って、ファイリングとレコード・マネジメントの違いは、組織全体において対象とする文書とその管理プロセスが明確に定義(明文化)され運用されているかどうかという点で、レコード・マネジメントはファイリングが進化した形であるとも考えられる。

注):JIS X 0902-1(ISO 15489-1)「情報及びドキュメンテーション -記録管理-第1部:総説」